Polityka prywatności i informacja RODO Wersja: 2026-10-13-draft.1 • 13.10.2026 Projekt dokumentów do uzupełnienia przed uruchomieniem usługi produkcyjnej. Nie jest jeszcze obowiązującym regulaminem ani zawartą umową powierzenia. Operator: Biuro Obsługi Inwestycji Adres: Do uzupełnienia NIP: Do uzupełnienia Kontakt i sprawy prywatności: biuro@boi.waw.pl Do uzupełnienia przed publikacją: - Pełna nazwa prawna operatora, adres i NIP; dane rejestrowe, jeśli mają zastosowanie. - Dostawcy hostingu, poczty i zdjęć, ich lokalizacje oraz ewentualne transfery poza EOG. - Okresy przechowywania logów, kont po zakończeniu usługi i kopii zapasowych; procedura usuwania i eksportu. - Potwierdzenie roli administratora danych przeglądów dla każdej organizacji i podpisanie umowy powierzenia. - Ocena potrzeby wyznaczenia inspektora ochrony danych i jego kontakt, jeśli zostanie wyznaczony. Administrator i kontakt Operator Przeglądów Online jest administratorem danych użytkowników przetwarzanych dla obsługi kont, kontaktu, własnych rozliczeń i bezpieczeństwa usługi. Dane operatora i adres do spraw prywatności znajdują się przy dokumencie. Ustalenie pełnej tożsamości prawnej i ewentualnego kontaktu do inspektora ochrony danych jest oznaczone jako wymagające uzupełnienia. Dla danych w przeglądach, zdjęciach i protokołach administratorem jest podmiot ustalający cele i sposoby ich przetwarzania, wskazany w umowie danej organizacji. Może to być biuro, zarządca lub wspólnota; nie można określić tej roli wyłącznie na podstawie nazwy konta. Operator przetwarza takie dane na udokumentowane polecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia. Jeśli biuro samo działa jako podmiot przetwarzający, konieczne jest ustalenie uprawnionego dalszego powierzenia. Jakie dane i skąd je otrzymujemy Dane konta obejmują imię, nazwisko, adres e-mail, identyfikator, rolę, organizację, przypisania i stan dostępu. Użytkownicy mogą podawać dane autora, uprawnienia zawodowe i pieczątkę do protokołu. Organizacja może wprowadzić dane konta przed pierwszym logowaniem; pozostałe dane pochodzą od użytkownika lub z jego działań w aplikacji. W ramach obsługi usługi mogą być przetwarzane dane połączenia, w tym adres IP, czas żądania, dane przeglądarki oraz zdarzenia logowania i błędy. W dokumentacji przeglądu mogą wystąpić dane osób kontaktowych, autorów, podpisy i dane ujawnione na zdjęciach lub w importowanych dokumentach. Ich zakres i źródła określa administrator dokumentacji. Do logowania potrzebne jest konto z adresem e-mail i przyznanym dostępem. Bez tych danych nie można korzystać z panelu. Podanie treści zgłoszenia i danych kontaktowych jest potrzebne do odpowiedzi. Aparat, wybór zdjęć i pieczątka są używane tylko przy korzystaniu z odpowiednich funkcji. Cele i podstawy przetwarzania Obsługa umowy z użytkownikiem będącym jej stroną opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obsługa kont pracowników i przedstawicieli organizacji oraz korespondencji związanej z umową opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO: interesie operatora i organizacji w zapewnieniu dostępu i komunikacji przy wykonywaniu umowy. Ochrona przed nieuprawnionym dostępem, ustalanie przyczyn awarii oraz dochodzenie i obrona roszczeń opierają się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w interesie zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony praw operatora. Obowiązki podatkowe i rachunkowe, jeśli dotyczą danego rozliczenia, opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO i odpowiednich przepisach prawa. Podstawę przetwarzania dokumentacji przeglądów ustala jej administrator, uwzględniając obowiązki prawne i zawarte umowy. Informacja operatora nie zastępuje informacji wymaganej od tego administratora. Logowanie nie jest zgodą na wszystkie operacje na danych. Obecna aplikacja nie prowadzi newslettera ani profilowania reklamowego; nie wymaga zgody marketingowej. Odbiorcy, hosting i zdjęcia Dane są dostępne osobom uprawnionym zgodnie z rolą i przypisaniami. W niezbędnym zakresie mogą otrzymywać je upoważnione osoby obsługujące usługę, dostawcy hostingu, przechowywania plików i poczty, obsługa księgowa i prawna oraz organy uprawnione przepisami prawa. Dostawców przetwarzających dane na zlecenie obejmują odpowiednie umowy. Obecna wersja rozwojowa działa lokalnie. Przygotowano możliwość podłączenia zewnętrznego magazynu zdjęć zgodnego z S3, ale nie wybrano jeszcze dostawcy produkcyjnego. Nie oznacza to, że zdjęcia są już przechowywane w Backblaze, AWS lub innej chmurze. Przed uruchomieniem produkcyjnym operator uzupełnia wykaz faktycznych dostawców, państwa przechowywania i dostępu oraz informację o ewentualnym przekazywaniu danych poza EOG. Jeżeli taki transfer wystąpi, informacja musi wskazywać właściwą podstawę i zabezpieczenia oraz sposób uzyskania ich kopii. Sam wybór regionu europejskiego nie rozstrzyga wszystkich kwestii transferu. Jak długo przechowujemy dane Projekt przewiduje przetwarzanie danych kont przez czas aktywnego dostępu, a następnie w ograniczonym zakresie przez uzasadniony okres rozliczenia lub ochrony roszczeń. Dane rozliczeń podlegających obowiązkom podatkowym są przechowywane przez okres wymagany właściwymi przepisami. Nie oznacza to jednakowego okresu dla wszystkich danych w aplikacji. Dokumentację przeglądów przechowuje się według poleceń jej administratora, obowiązków dotyczących danego budynku i umowy. Zakończenie dostępu inspektora nie powoduje usunięcia całej dokumentacji organizacji. Dokładne okresy dla kont po zakończeniu dostępu, zgłoszeń, logów bezpieczeństwa i kopii zapasowych nie zostały jeszcze ustalone dla wdrożenia produkcyjnego. Muszą zostać uzupełnione i wdrożone przed jego uruchomieniem. W aplikacji nie ma obecnie uniwersalnego automatycznego terminu usuwania wszystkich archiwów. Lokalne szkice i zdjęcia mogą pozostawać na urządzeniu po wylogowaniu. Usunięcie danych aplikacji lub danych witryny usuwa także niewysłane dane. Kopie protokołów pobrane przez użytkownika pozostają w wybranym przez niego miejscu i nie są usuwane przez wylogowanie. Twoje prawa i wnioski W granicach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją. Jeśli określone przetwarzanie będzie oparte na zgodzie, będzie można ją cofnąć bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania. Wnioski dotyczące konta lub obsługi usługi kieruj na adres do spraw prywatności operatora. Wniosek dotyczący danych w protokole skieruj do administratora tej dokumentacji, np. biura lub zarządcy. Operator pomaga właściwemu administratorowi i przekazuje mu wnioski w zakresie powierzonych danych. Opisz żądanie i dane pozwalające odnaleźć sprawę. Nie wysyłaj hasła ani kopii dowodu osobistego bez uzasadnionej potrzeby. Tożsamość weryfikuje się w zakresie niezbędnym do ochrony danych. Administrator odpowiada co do zasady w ciągu miesiąca, z możliwością przedłużenia w warunkach określonych w art. 12 RODO. Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych; informacje o sposobie jej wniesienia są dostępne na uodo.gov.pl. Usługa nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie automatycznie ani nie stosuje profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. Ochrona danych i urządzenia Dostęp do danych serwerowych podlega uwierzytelnieniu i uprawnieniom organizacji. Zdjęcia w magazynie aplikacji wymagają uprawnionego dostępu; tymczasowy link do zdjęcia lub pobrany plik należy traktować jako poufny. Udostępniaj dokumentację wyłącznie właściwym odbiorcom. Lokalna baza aplikacji mobilnej nie ma wdrożonego dodatkowego szyfrowania na poziomie aplikacji. Korzystaj z blokady ekranu i zabezpieczeń systemu, nie używaj wspólnych niezabezpieczonych urządzeń. Wylogowanie rozdziela dostęp kont w aplikacji, ale nie zastępuje ochrony urządzenia ani usunięcia lokalnych kopii.